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| Cortesía Microsoft |
Por: Jared Spataro, vicepresidente corporativo de Microsoft 365.
Lily Zheng es una buena amiga y colega que vive en Shanghái. Hemos
trabajado juntos en persona en China pero la mayor parte del tiempo nos
reunimos por Microsoft Teams. De manera reciente, Lily escribió una carta a los
clientes regionales sobre lo que ella y su equipo han aprendido de trabajar de
manera remota mientras se supera el brote. Encontré esta carta inspiradora e
informativa, y quiero compartirla con las personas en todo el mundo que podrían
beneficiarse de su experiencia. Espero que la encuentren tan útil como yo lo
hice.
Aquí la carta de
Lily.
Queridos clientes,
Mi nombre es
Lily Zheng, y soy una empleada de Microsoft que vive y trabaja en Shanghái.
Conforme el brote de COVID-19 continúa afectando a millones de personas aquí en
China, hemos experimentado un enorme aumento en el trabajo remoto. Es como si
cada escuela, hospital y negocio en China fuera ahora una organización
distribuida – aunque sea sólo de manera temporal. Desde brotes de virus como el
del COVID-19 a emergencias climáticas inesperadas, existen muchas razones por
las que trabajar de manera remota podría volverse de pronto necesario. Así que
quería compartir tres lecciones que he aprendido en las últimas semanas, así
como tres lecciones que hemos recabado de nuestros clientes a medida que se
adaptan al trabajo remoto.
Como muchos de
ustedes, comencé a escuchar del virus en enero, en su mayoría por redes
sociales. Pero no me di cuenta de lo importante que sería hasta antes del Año
Nuevo Chino. Fue entonces que, debido a la emoción por los viajes al Festival
de Primavera, el número de personas afectadas comenzó a incrementarse de manera
rápida. El 23 de enero, el gobierno acordonó a la Provincia de Hubei con el fin
de frenar la propagación del virus. Al día siguiente, para la noche previa al
año nuevo, mi familia había planeado ir al cine. Cuando supimos por la prensa
que los cines de la ciudad habían sido cerrados, caímos en cuenta de la
severidad del brote. Dos días después, el gobierno anunció cancelaciones sin
precedentes de los eventos del Festival de Primavera, y yo cancelé unas
vacaciones familiares que tenía planeadas de tiempo atrás. Los niños estaban
devastados, pero nuestra salud y seguridad tienen que ser primero.
Zheng y sus compañeros de equipo de Microsoft en China colaboran de
cerca mientras trabajan de manera remota.
Así que, ¿Qué le
digo a la gente cuando preguntan cómo es trabajar en China en estos días?
Bueno, trabajar de manera remota ha reducido nuestros tiempos de traslado, y es
verdad que ya no tenemos que preocuparnos por lo que llevamos puesto. Y con
tantos restaurantes cerrados, hemos comenzado a repasar nuestras habilidades
culinarias. Pero con los niños fuera de la escuela – y con las niñeras
atrapadas en casa también – mantenerse productivos puede ser un desafío.
Lo que he aprendido del trabajo remoto
Aunque nuestro equipo
está acostumbrado a trabajar de manera remota, estas últimas semanas han
clarificado lo que requiere un trabajo remoto exitoso y sustentable. Aquí están
mis tres lecciones principales.
Mantenerse
bien.
Este movimiento
al trabajo remoto se trata de proteger nuestra salud física al minimizar el
contacto con el virus. Eso, todos lo entienden. Lo que es menos obvio es que
trabajar donde vives puede crear su propio tipo de estrés. Tomarse el tiempo de
hacer ejercicio, comer bien, y disfrutar un verdadero tiempo de descanso lejos
de una pantalla son cosas esenciales para mantener un bienestar mental mientras
se trabaja desde casa.
Ir por
todo.
Puede ser
tentador posponer cosas cuando se trabaja de manera remota. Pero los equipos
que prosperan de manera remota encuentran maneras de hacer casi todo en línea.
Si han agendado reuniones uno a uno, manténganlas. Si han planeado reuniones
grandes, háganlas. Si están listos para tener una lluvia de ideas para una
presentación próxima, entren a esa videollamada.
Apoyen a
sus compañeros de equipo.
De esta
experiencia también he aprendido que apoyar a otros es la mejor manera de
mantenerse positivos y con energía. Utilizamos nuestras herramientas en línea
para algo más que sólo el trabajo, como compartir fotos de familia y mascotas y
para estar al tanto de los demás durante el día. Animarse unos a otros no solo
es una buena manera de mantener la moral alta, también ayuda a mantener a
nuestro equipo unido mientras trabajamos alejados.
Lo que he aprendido de los clientes
En solo algunas
semanas, hemos visto a clientes en China en verdad transformar la manera en que
trabajan. A continuación tres cosas que he aprendido de los clientes para
preparar su organización para el éxito.
Abrir
las líneas de comunicación de manera inmediata.
Cuando sus
empleados trabajan de manera remota, es más importante que nunca garantizar que
todos estén informados del negocio. Uno de nuestros clientes, una compañía
grande de seguros ubicada en Asia, comenzó a transmitir mensajes por video a su
equipo para garantizar que todos tuvieran acceso a la información más reciente.
Mientras todos hacen equilibrios entre trabajar desde casa y el cuidado de los
niños y otros desafíos, los videos grabados dan a las personas la oportunidad
de ponerse al día cuando no pueden hacer una reunión en vivo.
Mantener
todo en marcha.
Aunque puede ser
tentador posponer planes hasta que todos puedan volver a reunirse, las
compañías aquí han comenzado a encontrar maneras de mantener el avance de las
cosas. Con el aliento del Gobierno, muchas escuelas han podido comenzar sus
periodos a tiempo al mover todo en línea. Han apoyado a sus estudiantes para
crear calendarios claros, al organizar eventos que elevan la moral como retos
de cocina, y han comunicado asignaciones y otras informaciones de manera
cuidadosa para que los estudiantes no se vean abrumados.
Incluso
las reuniones grandes pueden moverse en línea
Muchos de
nosotros estamos acostumbrados a las llamadas o videollamadas rápidas con
algunos compañeros, pero las reuniones grandes y formales también pueden
realizarse en línea de manera exitosa. Con tantos empleados que han optado por
trabajar de manera remota, los hospitales aquí han comenzado a reunir a su
personal de manera remota. Por ejemplo, un hospital en Dalian, ha realizado
reuniones grandes de equipo a través de Teams. Las claves para reuniones en
línea exitosas incluyen establecer una agenda clara, practicar la inclusión a
través de resolver cualquier problema de audio al inicio de la reunión, y tomar
notas claras para compartir después como seguimiento. También recuerden que, si
su organización se los permite, pueden grabar las reuniones para aquellos que
no pudieron asistir.
Para mí, y para
muchas personas alrededor del mundo, esta no era la manera en que imaginábamos
arrancar un nuevo año. Pero hemos aprendido mucho. Y Teams ha sido, de manera
increíble, una poderosa herramienta para ayudarnos a pasar por estos desafíos.
Mucha gente no lo sabe, pero Teams ya está disponible de manera gratuita. Pueden
ir aquí
para conocer más. Pero sin importar qué herramientas elijan utilizar, espero
que estos consejos sean de utilidad, ¡Y les deseo lo mejor a ustedes y a sus
familias!
Lily Zheng
Directora, Microsoft China
