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| Cortesía Microsoft |
Por: Jared Spataro, vicepresidente
corporativo para Microsoft 365.
¿Cómo se mueven a miles de empleados a
trabajar de manera remota de un día para otro? Queremos ayudar a todos a
superar este desafío. Como el equipo detrás de Teams, hemos pasado mucho tiempo
en aprender sobre las mejores maneras de hacer productivo y saludable trabajar
desde casa. Así que pensé que podría compartir a continuación algunos consejos.
Estas recomendaciones son parte de un
esfuerzo continuo de ayudar a todos a mantenerse conectados y productivos
durante este desafiante momento. Hace una semana, la empresa compartió cómo los
individuos y las organizaciones pueden obtener Teams
de manera gratuita, junto con nuestro plan integral para
mantener a los sistemas en funcionamiento durante esta crisis. También hemos
compartido increíbles historias de clientes y empleados alrededor del mundo,
incluidos profesores
y estudiantes en Hong Kong que utilizan la tecnología para
increíbles innovaciones de e-learning y clientes
dentro y alrededor de China que han encontrado también formas
inteligentes de mantener el trabajo en marcha. Pero nuestros clientes siempre
preguntan por consejos sobre hacer el cambio al trabajo remoto. Vamos a
continuar nuestra labor de ofrecer consejos, información e inspiradoras
historias de clientes durante el brote, así que estén pendientes de estos en
los días próximos.
Para comenzar
A medida que se mueven al trabajo
remoto, algunos hábitos clave los prepararán para tener éxito.
1. Establezcan
su lugar de trabajo
Si
no tienen una oficina en casa, no se preocupen. Aún pueden trabajar desde casa de
manera productiva. De hecho, diseñamos Teams como una oficina virtual que
pueden llevar donde sea que vayan. Aunque tal vez no tengan una impresora,
archivos físicos, o un teléfono de escritorio en casa, pueden tomar documentos
directo desde Teams, almacenar archivos de manera segura desde donde las
personas correctas pueden acceder a ellos, y saltar entre llamadas y reuniones
de manera rápida. Dicho esto, es importante tener un espacio de trabajo
dedicado en casa, donde puedan ser productivos y que indique que están en modo
no molestar. Un rincón en el comedor, una tranquila esquina en el dormitorio,
una mesa de juegos sin usar en el cuarto de recreación – cualquier área en la
que puedan concentrarse puede funcionar como lugar de trabajo. Y no se preocupen
si durante el día ese lugar se empieza a desordenar, siempre pueden utilizar
el difuminado
de fondo durante reuniones en video para que sus
compañeros de equipo se enfoquen sólo en ustedes.
2. Comunicación,
comunicación, comunicación
Aunque
muchos de nosotros trabajamos desde casa por lo menos una parte del tiempo, aún
nos apoyamos en los ritmos y las horas centrales que están basadas alrededor de
nuestra presencia física en la oficina. Cuando se trabaja desde casa, su ritmo
diario puede cambiar. Esto es en especial cierto para aquellos de nosotros que
equilibramos el trabajo con el cuidado de niños. Comuniquen de manera clara sus
horas de trabajo con sus compañeros de equipo y colaboradores para que sepan
cuándo los pueden contactar. También pueden establecer un mensaje
de estatus en Teams para compartir esta
información de manera proactiva.
También,
hagan el hábito de ofrecer reportes frecuentes de progreso a sus compañeros de
equipo. Las compañías que son remotas por completo tienden a hacer énfasis en
la documentación, dado a que es una manera clave de mantenerse conectados
cuando trabajan fuera. Recomendamos publicar en los canales de Teams
actualizaciones, información y recursos útiles que han descubierto, para que
sus compañeros puedan mantenerse conectados con lo que ustedes hacen incluso
sin tener el beneficio de poder tener una charla de pasillo. Luego, ellos
podrán buscar en el canal ideas o contenido cuando lo necesiten.
3. Mantengan
límites saludables:
Sin
las usuales señales del día laboral – por ejemplo, una caminata para buscar el
desayuno o el traslado a casa – desconectarse puede ser un desafío. Los
trabajadores remotos en ocasiones trabajan largas horas sin descansos para
ejercitarse, socializar, o para una comida adecuada. Esto lleva de manera
rápida a estrés y cansancio laboral. Recuerden: Su salud es lo primero. Hagan
tiempo para las comidas, tomen mucha agua, y recuérdense “salir” de manera
mental del trabajo remoto al final del día. Estos comportamientos no sólo los
mantendrán sanos, también les ayudarán a ser más productivos a largo plazo.
Realicen
reuniones efectivas
4. Adopten
las reuniones en línea
En
la ausencia de una sala física de conferencias, reunir a la gente se puede
sentir como el desafío más grande del trabajo remoto. A medida que muevan sus
reuniones a Teams, asegúrense de que todas las reuniones tienen una opción
virtual de “unirse” a través de crear una sala en
línea de conferencias. También, sugerimos que todos los participantes activen
su video si se sienten cómodos al hacerlo. La interacción cara a cara ayuda
mucho para ayudar a todos a sentirse conectados. Teams tiene una amplia
selección de cámaras certificadas a elegir, así como dispositivos como diademas
y altavoces para garantizar que ustedes y sus colegas siempre puedan
comunicarse de manera clara.
5. Sean
conscientes e inclusivos
Moverse
a reuniones en línea puede eliminar algunas de las señales visuales en las que
nos apoyamos para ver si un colega tiene algo que decir en una reunión. Y las
llamadas de conferencia super pobladas pueden dificultar para la gente
compartir sus opiniones. El organizador de la reunión debe hacer pausas de
manera frecuente para invitar a hacer preguntas y recordar a los asistentes que
también pueden utilizar la ventana de chat de la reunión para compartir sus
ideas.
6. Graben
sus reuniones
Para
compensar la falta de tiempo en persona, algunos trabajadores remotos agendan
reuniones extra para mantenerse conectados con clientes, socios y colegas. Las
reservaciones dobles pueden ser difíciles de evadir. Si su organización lo
permite, graben
las reuniones en Teams para que sus colegas puedan
revisarlas más tarde. Si no pueden asistir, recuerden al organizador que grabe
en su ausencia. La transcripción generada de manera automática también es muy
útil cuando tratan de recordar información cubierta en una reunión a la que
asistieron. ¿Quieren conocer más sobre Teams Meetings? Lean más consejos aquí.
Manténganse conectados
7. Compensen
las charlas de pasillo faltantes
Muchos
trabajadores remotos comentan que lo que más extrañan de la oficina son las
conversaciones casuales. Las pláticas en la máquina de café o en la de
bocadillos no sólo ayudan a mantenernos conectados, a menudo hacen que surja
información importante que no hubiéramos imaginado. Busquen a y conecten con
sus colegas. Piensen en los mensajes de chat como su máquina virtual de café y
establezcan un recordatorio para contactar a la gente de manera regular. Los
emojis, GIF y los stickers son una manera divertida de mantener la diversión y
el brillo en la charla.
8. Mantengan
unido al equipo
Trabajar
de manera remota puede sentirse como algo aislado. Como líderes, es importante
crear oportunidades para que todo el equipo se reúna de manera virtual.
Mantengan la cadencia regular de reuniones o almuerzos de equipo, sólo que
ahora háganlas en línea. Utilicen el canal “General” en Teams para discusiones
que podrían ser de interés para todos. Para lluvias de ideas grandes pueden utilizar
la aplicación
Microsoft Whiteboard, que brinda un lienzo digital infinito
para que los participantes de la reunión comuniquen sus ideas y colaboren de
manera directa en Teams. También sugerimos a los líderes de equipo
descargar Crisis
Communication Power App. Pueden utilizar esta aplicación
personalizable para informarse e informar a su equipo sobre todo lo que
necesitan saber durante este brote.
9. ¡Diviértanse!
Con
todos los cambios que vienen al moverse al trabajo remoto, es importante
fomentar y mantener la moral del equipo. Hay muchas cosas que pueden hacer
dentro de Teams para mantener a la gente con un sentimiento positivo y de
compromiso. Compartan noticias e historias en su chat de equipo, o hagan un
concurso de fotos. Uno de nuestros clientes de educación en China realizó un
desafío de cocina para estudiantes que resultó bastante popular.
Entiendo
que cada persona y cada equipo trabajan de manera diferente. Pero espero que
estos consejos de nuestro equipo les ayuden a mantenerse productivos y
conectados a medida que se ajustan a una nueva forma de trabajar. Y recuerden,
pueden comenzar a usar Teams hoy, gratis, al iniciar
sesión o registrarse.
¡Estén listos para el trabajo remoto!
Descarguen nuestra lista
de trabajo remoto y compártanla con sus compañeros
de equipo.
