El cambio repentino y global al
teletrabajo quizás haya transformado la forma de trabajar para siempre
 |
| Cortesía |
Por Jared Spataro, Vicepresidente
Corporativo de Microsoft 365
En los últimos cuatro meses, el
trabajo ha cambiado de forma drástica. ¿Pero estos cambios persistirán en el
futuro? Nuestro segundo Work Trend Index (Índice de
tendencias laborales) explora esta idea combinando las perspectivas de tres
fuentes de información: las tendencias en el uso de nuestras herramientas por
parte de los clientes; los resultados de una encuesta de Harris Poll a más de
dos mil trabajadores a distancia en seis países[1],
y las conclusiones de más de 30 proyectos de investigación realizados en
Microsoft que buscan conocer la experiencia de los trabajadores a distancia a
través de encuestas, entrevistas, estudios cotidianos, grupos de enfoque, y
estudios sobre el cerebro humano.
Nuestro objetivo con estas
investigaciones es descubrir los aspectos tanto buenos como malos del
teletrabajo para poder acelerar el desarrollo de productos en las áreas
adecuadas, predecir cómo cambiará el trabajo en el futuro y ayudar a nuestros clientes
a prosperar en este nuevo mundo laboral. Continúa leyendo para conocer nuestros
principales hallazgos.
Las ondas cerebrales demuestran que
la fatiga causada por las reuniones a distancia es real
Una de las molestias más comentadas
sobre el teletrabajo es que puede ser más difícil o agotador que la
colaboración en persona. Los investigadores de nuestros Laboratorios de
Factores Humanos recientemente emprendieron la tarea de entender este fenómeno.
¿El teletrabajo y las videollamadas representan un mayor desafío para nuestro
cerebro que las reuniones presenciales? Los estudios sobre el cerebro sugieren
que sí.
La colaboración a distancia es más
difícil, pero el regreso al trabajo presencial puede llegar a ser igual de
difícil
En uno de los estudios, el equipo de
investigación pidió a 13 equipos de dos personas que realizaran juntos tareas
similares: una vez en persona y una vez a distancia. Los sujetos del estudio
llevaban puesto un dispositivo de EEG que monitoreaba los cambios en las ondas
cerebrales. El estudio encontró que la colaboración a distancia es mentalmente
más difícil que la colaboración en persona. En específico, los patrones de las
ondas cerebrales asociados al estrés y al trabajo excesivo fueron mucho más
altos en la colaboración a distancia que en la colaboración en persona. Sin
embargo, también descubrieron algo inesperado: si el par trabajaba primero a
distancia, sus ondas cerebrales sugerían que les resultaba más difícil trabajar
después juntos en persona en la segunda tarea. Aunque se piensa que la conexión
social y las estrategias de trabajo que se crean cuando se trabaja en persona
se reproducen en un ambiente de trabajo a distancia, no es así. El estudio
aportó dos conocimientos importantes: en un mundo que está migrando cada vez
más al teletrabajo, las personas encuentran que la colaboración a distancia
es mentalmente más difícil; pero también, a medida que regresan a un
trabajo presencial más frecuente conforme la pandemia disminuye, pueden sentir
que ese trabajo es más difícil que antes del COVID-19.
Las videollamadas provocan fatiga
Un segundo estudio encontró que los
marcadores de las ondas cerebrales asociados con el trabajo excesivo y el
estrés son significativamente más altos en las videollamadas que en el trabajo
no relacionado con reuniones, como escribir correos electrónicos. Además, debido
a los altos niveles de concentración sostenida, la fatiga comienza a sentirse a
los 30-40 minutos de la reunión. Con días llenos de videollamadas, el
estrés empieza a sentirse a tan solo dos horas de
iniciado el día. El estudio sugiere varios factores que causan esta fatiga
por videollamadas: tener que enfocarse continuamente en la pantalla para
captar la información relevante y mantenerse participativos; menos señales
no verbales, que ayudan a percibir el ambiente de la sala o a saber de
quién es turno de hablar, y compartir la pantalla con una vista muy
reducida de las personas con las cuales se está interactuando.
Para ayudar con lo anterior,
recomendamos tomar recesos cada dos horas para dejar que el cerebro se
“recargue”, limitar las reuniones a 30 minutos o, de ser posible, interrumpir
las reuniones largas para tomar recesos breves.
Para ayudar a resolver estos problemas
a través de nuestra tecnología, el día de hoy lanzamos una serie de
actualizaciones de Teams diseñadas para crear una conexión más humana entre las
personas y reducir la fatiga por videollamadas —dos de las cuales son el modo
Juntos y la vista Dinámica—.
El
modo Juntos es una nueva opción en la experiencia de Teams que utiliza
tecnología de segmentación de IA para colocar a los participantes en un fondo
digital compartido. La vista hace sentir que están en la misma sala, lo que
reduce las distracciones del fondo, permite captar las señales no verbales con
mayor facilidad y hace que las conversaciones se sientan más naturales. Este
modo es ideal para las reuniones en que hablan muchas personas, tales como
lluvias de ideas y mesas redondas. Una de las primeras investigaciones[2], en la que se utilizó biosensores
para medir la actividad cerebral, muestra que el celebro se esfuerza menos
cuando participa en una reunión con el modo Juntos que con la vista de
cuadrícula. Esto sugiere que el modo Juntos puede ayudar a combatir la fatiga
que algunos trabajadores a distancia han estado experimentando.
Vista Dinámica – También
hemos incorporado una serie de mejoras en la vista tradicional de reuniones de
Teams para que estas sean más interesantes. Con el uso de IA, las reuniones
ahora optimizarán de forma dinámica el contenido compartido y a los
participantes de la videollamada. Los nuevos controles también permiten personalizar
la vista de acuerdo con las preferencias del usuario, incluida la capacidad de
mostrar juntos el contenido compartido y a participantes específicos o de
minimizar el contenido compartido para tener una vista más amplia del público
ante el cual se está realizando la presentación.
Otros hallazgos
La pandemia quizás haya
cambiado la cultura del lugar de trabajo para siempre
El
horario laboral de 9 a 5 puede estarse desvaneciendo
Las oficinas físicas no
desaparecerán en el futuro del trabajo
La pandemia quizás haya cambiado la cultura del lugar del
trabajo para siempre
En
todos nuestros estudios, uno de los temas más consistentes fue que esta
situación sin precedentes ha acelerado la fusión del trabajo y la vida
personal, lo que podría afectar la dinámica del lugar de trabajo para
siempre.
Más
de la mitad de los padres que participaron en la encuesta (54 %)
afirman que ha sido difícil equilibrar las demandas de la casa mientras
trabajan desde casa. Esta carga fue más pesada para los millennials
—quienes actualmente son la generación más
grande de trabajadores de EUA— así como para los recién ingresados
a la fuerza laboral, la generación Z. Esto puede deberse a que este grupo es
más propenso a tener que cuidar de niños pequeños o a compartir espacios de
trabajo con compañeros de cuarto mientras trabajan de tiempo
completo.
“Con
cuatro personas en la casa todo el tiempo es difícil encontrar tu propio
espacio”. – Trabajador de la Información
Aunque balancear el cuidado de los
niños con el teletrabajo es algo temporal, podría cambiar nuestra relación con
nuestros compañeros de trabajo a largo plazo. El 62 % de las
personas encuestadas afirman que sienten más empatía hacia sus colegas ahora
que tienen una mejor perspectiva de la vida en casa. Este sentimiento fue
especialmente alto en China y México, donde el 91 % y el 65 % de los
participantes en la encuesta sintieron mayor empatía, respectivamente.
“Hemos aceptado
el estilo de vida del teletrabajo. En mi empresa, nos dijeron que podíamos
dedicar tiempo durante el día para atender a los niños y conectarnos al trabajo
más tarde. Me reconforta que entiendan cuánto afecta tener a tus hijos en
casa”. – Trabajador de la Información
En ciertos casos, el cambio al
teletrabajo también está haciendo que el trabajo sea más incluyente. Más de
la mitad (52 %) de las personas que encuestamos se sienten más valoradas o
incluidas como contribuidores a distancia en las reuniones porque ahora todos
se encuentran dentro de la misma sala virtual. Este sentimiento fue más
fuerte en personas de China (65 %) y Alemania (57%). También hemos
visto que las conversaciones durante las reuniones se han convertido en un
canal para que más gente exprese su opinión. En específico, los mensajes por
chat dentro de las reuniones en Teams aumentaron 10 veces del 1 de marzo
al 1 de junio.
“Ahora que todos estamos en Teams, nos encontramos en igualdad
de condiciones”. – Trabajador de la Información
“Los
participantes a distancia solían ser invisibles, pero ya no”. – Trabajador de
la Información
El horario laboral de 9 a 5 puede estarse desvaneciendo
En
nuestro informe más reciente,
observamos que, del 1 al 31 de marzo, el tiempo promedio entre el primer y
último uso de Teams por parte de nuestros clientes aumentó en más de una hora.
En dicho informe, exploramos ese concepto más a fondo: ¿sigue desapareciendo la
semana laboral de cinco días y horario de 9 a 5? Los datos sugieren que sí. En
Teams, las personas trabajan con más frecuencia por la mañana y por la tarde,
pero también durante los fines de semana. Las conversaciones por Teams de
8 a 9 a.m. y de 6 a 8 p.m. han aumentado más que en
cualquier otro horario del día (entre 15 % y 23 %). El
trabajo durante el fin de semana también ha aumentado —las conversaciones por
Teams los sábados y domingos se han elevado en más de 200 %—.
“Con un horario laboral más flexible podemos ser más
productivos. Puedo tomar descansos y no sentirme culpable por ello”. -
Trabajador de la Información
“Mis
horas se hacen más largas... Esa es la realidad. Aunque antes nos conectábamos,
ahora nuestras portátiles están con nosotros en la cocina, y la gente necesita
información al instante”. - Trabajador de la Información
Para
ayudar a los clientes a administrar mejor su tiempo en este nuevo ambiente,
Teams cuenta con características como el estado de
Concentración,
que informa a tu equipo que necesitas reservar tiempo en tu calendario para
concentrarte en una determinada tarea. También pueden definir horas
tranquilas y días tranquilos para silenciar las notificaciones en
Teams en el momento que lo desees. En las próximas semanas lanzaremos la extensión
de mensajes Reflect en Teams, la cual proporciona a los directores una
manera sencilla de comunicarse con sus equipos para hablar sobre temas como el
balance entre la vida laboral y personal. Las preguntas sugeridas y
personalizables abarcan varios temas y están diseñadas para medir el bienestar
emocional del equipo. Las respuestas pueden ser públicas para el equipo o
anónimas.
Consideramos
que esta fusión entre el trabajo y la vida es una tendencia del lugar de
trabajo que perdurará gracias al potencial de la tecnología para ayudar a
resolver algunos de los problemas inherentes. Asimismo, continuaremos innovando
en las áreas de análisis organizativo y bienestar de empleados en el futuro.
Las oficinas físicas no desaparecerán en el futuro del trabajo
Muchos
trabajadores alrededor del mundo han estado trabajando a distancia en los
últimos cuatros meses, al menos parte del tiempo. A medida que los equipos se
adaptan a esta nueva normalidad, muchos se preguntan si las oficinas físicas
desaparecerán en el futuro del trabajo. Nuestros estudios indican que el
trabajo seguramente consistirá en una combinación óptima de colaboración
presencial y a distancia.
Por
ejemplo, el 82% de los directores encuestados esperan contar con políticas
de teletrabajo más flexibles después de la pandemia. Por otra parte, el
71 % de los empleados y directores manifestaron el deseo de continuar
trabajando desde casa al menos parte del tiempo. Hemos escuchado también
opiniones similares en nuestros grupos de enfoque.
“Antes, si tu jefe no te veía en la oficina, significaba que no
estabas trabajando. Siempre y cuando acabes tu trabajo, no debería importar
dónde lo hagas”. – Responsable de decisiones empresariales
Aun
así, nuestras investigaciones revelaron varias molestias relacionadas con el
teletrabajo. Casi el 60% de las personas encuestadas se sienten más alejadas
de sus colegas desde que trabajan a distancia con más frecuencia. En China,
esta cifra se disparó a 70%.
Asimismo,
solo el 35% de los participantes en un estudio[3]
cuentan con espacio exclusivamente para trabajar a distancia. Y solo el 5%
de las personas que participaron en nuestra encuesta Harris Poll viven solas. Por
lo tanto, no sorprende que las distracciones, los problemas de conectividad y
la falta de ambientes de trabajo ergonómicos hayan sido señalados a lo largo de
nuestro estudio como algunas de las principales molestias relacionadas con el
teletrabajo. Esto indica que, pese a que el futuro del trabajo será más a
distancia que nunca, el espacio en las oficinas físicas —que aporta beneficios
como espacios de trabajo conectados y ergonómicos y brinda oportunidades para
relacionarse socialmente y fortalecer el vínculo con el equipo— seguirá siendo
una parte fundamental del futuro del trabajo.
“Cuando
trabajo desde casa, lo hago en la mesa del comedor. En la oficina podría tener
un teclado, dos monitores y una silla cómoda”. -
Trabajador de la Información
“Definitivamente
han surgido algunos problemas, ya que varias personas trabajamos a distancia
aquí y hemos tenido problemas con el Wi-Fi”. -
Trabajador de la Información
Conclusión
En resumen, este cambio global al
teletrabajo ha generado tanto oportunidades como retos para el futuro de
nuestras fuerzas laborales. Desde el punto de vista positivo, esta situación de
trabajar y aprender desde casa como familia ha creado más empatía entre los
compañeros de equipo y transformado la percepción tanto de los gerentes como de
los empleados sobre la eficacia del trabajo a distancia. Además, ha logrado que
el trabajo sea más incluyente para los colaboradores a distancia.
Desde
el punto de vista negativo, más teletrabajo puede conducir a horarios laborales
más largos, a la fatiga por videollamadas y a la privación de relaciones
personales, como las conversaciones espontáneas en los pasillos, que pueden
fortalecer la unión de los equipos y simplificar la colaboración. Y la falta de
espacios de trabajo conectados y cómodos en casa sigue siendo un problema de
productividad para la mayoría de nosotros.
En
Microsoft, tenemos la capacidad única de ayudar a nuestros clientes a
aprovechar las oportunidades y superar estos obstáculos. Pueden estar seguros
de que, a medida que el mundo del trabajo evolucione, también lo harán nuestras
herramientas. Mientras todos navegamos por el cambio acelerado de una época sin
precedentes, seguimos firmes en nuestra misión de permitir lograr más a cada
persona y a cada organización del planeta.
Microsoft asume con
seriedad la privacidad. Eliminamos toda la información personal y empresarial,
tal como el nombre de las compañías, antes de utilizar los datos para elaborar
los informes. Nunca utilizamos el contenido de los clientes incluido en un correo
electrónico, conversación, documento o reunión para elaborar los informes.
Nuestro objetivo es descubrir y compartir amplias tendencias del lugar de
trabajo a partir de los datos agregados de Microsoft Graph.
[2] Estudio conducido por Microsoft con
monitoreo de señales fisiológicas (EEG) en junio de 2020 para comparar la
actividad cerebral de las personas que intercambiaron sistemáticamente entre
dos vistas de reunión en Microsoft Teams: el modo Junto y la vista de
cuadrícula. La imagen muestra la actividad cerebral promedio en los sujetos del
estudio. El código de color representa la cantidad total de energía omitida
de las diferentes ondas cerebrales.
[3] Un estudio
continuo conducido por Microsoft encontró que, durante el proceso de
evaluación, el 35.3 % de los trabajadores de la información de tiempo
completo (N=570) cuentan con un espacio en casa dedicado exclusivamente al
teletrabajo.
