Hoy los comercios han adoptado una tendencia muy fuerte hacia la diversificación, por lo que manejan más de un formato de venta en su estructura de negocio, lo cual genera una mayor necesidad de control.
Un ejemplo claro de esto son las empresas que se caracterizaban exclusivamente por su venta departamental hace unos años, y que hoy se han complementado con el formato de venta web.
Acá es donde se vuelve esencial aprovechar las ventajas de los sistemas de gestión ERP (en inglés Enterprise Resource Planning y en castellano “Planificación de Recursos Empresariales").
Los ERP consisten en soluciones de software de gestión empresarial que planifican y controlan los recursos y procesos de negocio de una empresa. Ofrecen una plataforma para lograr sinergia entre la información y el control eficiente de las operaciones derivadas de sus diferentes formatos de venta.
Un ERP ayuda a las compañías a integrar los procesos en una misma plataforma, lo que evita errores en el traslado o redigitación de la información, hace que los procesos sean más eficientes (los datos se ingresan una sola vez) y que todos los departamentos manejen información consistente.
Otras ventajas son que el sistema brinda controles de seguridad con los que solo las personas autorizadas puedan acceder a los registros, da consistencia en la información y permite llevar una auditoría (registra quién hizo qué para sentar responsabilidades) que facilitan el orden y control de la operación. La última y posiblemente la más visible para las gerencias, es poder obtener información confiable en el momento oportuno, permitiendo tomar decisiones a tiempo.
El ERP permite que la diversificación de las ventas se logre con mayor control y con menos recursos. Por ejemplo, en el ERP el cliente puede manejar diversas cantidades de compañías sin límites de usuarios en el mismo software, al mismo tiempo que habilita distintas formas de comercializar el producto. Así, un ERP como el de Softland, permite al cliente vender por pedido desde un centro de llamadas, tomar los pedidos o facturar en las visitas al cliente (por medio de dispositivos móviles) o vender el producto en un punto de venta, todo en la misma plataforma.
Por el contrario, si una empresa de comercio al por mayor no cuenta con un ERP, se enfrentará a información inconsistente entre las distintas áreas, reprocesos, falta de control, no dispondrá de información o requerirá de muchos procesos para adquirir la información deseada. Según agrega Pedro Bonilla, Gerente de Producto de Softland, lo principal es la pérdida de competitividad en el mercado.
Dos casos de éxito entre muchos
Para Briceida Castro, Gerente Administrativa de Dimedisa, S.A., el ERP les permite tener la información de forma integrada así como un mejor sistema de compra y los informes de resultados a tiempo.
“Antes de contar con el ERP teníamos inconvenientes con el manejo de inventario, reportes para compras y resultados. Lo recomiendo porque pienso que la herramienta es muy útil para el manejo de la información operativa de la empresa”, comenta Castro.
Por su parte, Wendy Araya, Gerente General de la empresa costarricense Corporación Manzaté, la cual exporta a Honduras, El Salvador, Nicaragua, Panamá y República Dominicana, afirma que el ERP les integra todas las operaciones de la compañía generando mayor control y eficiencia en las transacciones.
“A los compañeros se les ha facilitado su gestión, les ha generado mayor análisis de sus labores, identificar oportunidades de mejora, ordenar y estandarizar operaciones, dando como resultado final información veraz en tiempo real y, por ende, simplificando la toma de decisiones”, explica Araya.
