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Desde que el gobierno de Panamá
asumió funciones a mediados de 2019, encargó a la Autoridad de Innovación del
Gobierno (AIG) la tarea de acelerar la transformación digital del Estado y
volcar toda su atención en facilitar la relación de los ciudadanos con las
agencias públicas. En virtud de ese mandato, entre otras tareas, la entidad se
propuso optimizar el uso de las herramientas de Microsoft, las cuales ya usaba
el ejecutivo para la comunicación, con el fin de potenciar su uso y convertirlas
en verdaderas soluciones de colaboración entre equipos.
Fue en medio de ese proceso de
actualización tecnológica y mejoramiento de capacidades que se produjo la
llegada del virus COVID-19 a Panamá, el 9 de marzo. Dos días después, las
entidades instruyeron que toda la empresa privada y al Gobierno aplicar la recientemente
promulgada ley de teletrabajo, con el fin de limitar el contacto social y
controlar la propagación de la pandemia. Así pues, Panamá -como buen parte del
mundo- se vio enfrentada al reto de adoptar, de un día para otro, una nueva
modalidad de trabajo y colaboración remotos.
El camino que la propia AIG había
recorrido fue el punto de partida para adoptar el uso de la plataforma
Microsoft Teams, e instruir a dependencias del Estado a hacerlo también. Aquellas
que aún no contaban con los productos Microsoft, pudieron hacer uso de licencias
gratuitas que fueron puestas a disposición del gobierno para contribuir a
superar la difícil coyuntura.
Gracias a la implementación
rápida, el gobierno ha podido continuar prestando los servicios del Estado y
colaborando sin interrupciones. “A pesar de la premura, la adopción e
implementación de la tecnología no fue un problema. La herramienta es muy
intuitiva y aunque, se cree que sector público no es tan ágil en el uso de la
tecnología como la empresa privada, el gobierno mostró una capacidad enorme de
adaptación y de resiliencia: pudimos seguir operando sin interrupciones y con
una plataforma que brinda todas las garantías de seguridad y privacidad que
requiere un gobierno”, afirmó Nahuel Ramos, Director de Tecnología en la
Autoridad de Innovación Gubernamental.
En la AIG se llevaron a cabo
sesiones de entrenamiento para las dos herramientas fundamentales que están
usando: Microsoft Teams y Planner. Ésta última ayudó a la institución a
organizar mejor sus cargas de trabajo y a hacer seguimiento de los proyectos.
La institución implementó equipos de trabajo y colaboración en chats, videoconferencias
y reuniones virtuales, comenzó a compartir archivos en la nube, crear
documentos colaborativos, agendar reuniones, mantener registros y notas comunes.
“Para nosotros Microsoft Teams,
ha sido una plataforma crucial para el teletrabajo y la organización de nuestros equipos durante
este tiempo de Covid-19.
Nuestra Autoridad ha estado trabajando con diferentes entidades dentro del
gobierno y para estar sincronizados y evitar tener mayor cantidad de contactos
físicos posibles entre nosotros, esta herramienta nos ha brindado la
oportunidad, de no solo continuar la comunicación mediante videoconferencias, sino
que hemos podido darle un mayor seguimiento a los proyectos y obtener una comunicación efectiva entre los grupos de
trabajo interdisciplinarios que nos encontramos” Señaló Luis Ricardo Oliva, Administrador General en Autoridad Nacional
para la Innovación Gubernamental.
Los ritmos de adopción del
sistema han sido veloces y la productividad parece ir en aumento: de una semana
para otra, la AIG vio el número de participantes activos de la plataforma incrementar
en un 50%. Sólo entre los funcionarios de la AIG se han producido 2254 chats en
7 días y se registraron 22 reuniones virtuales en tan solo un día, algo
imposible de conseguir dadas las limitaciones de espacio físico para llevarlas
a cabo.
“Afortunadamente esta
coyuntura se presentó cuando el gobierno ya había avanzado en su transformación.
Habíamos modificado las normas para permitir el uso de medios electrónicos para
muchos trámites gubernamentales y buena parte de los procesos que requerían
presencia física ya los habíamos habilitado para convertirlos en digitales”
añade Ramos. “Más allá de la
situación de crisis que ahora todos vivimos, lo que va a dejar un legado
positivo detrás de todo esto es que esto empuja al Estado a ser más ágil, a acortar
los procesos que tenían que ser manuales o presenciales, y a mejorar la
relación del Estado con sus ciudadanos.”
